Конкуренты увели 3-х кандидатов за 48 часов, но мы закрыли вакансию за 20 дней

Руководители логистической компании хотели помощника — бизнес-ассистента. В штате нет HR, времени искать тоже нет, сотрудник нужен срочно. Кто возьмется? Как искать? С чего начать?


Кейс о том, с чем столкнулись и как решили.

Чем занимается клиент

Клиент — логистическая компания в Москве. Перевозит грузы из Азии и Ближнего Востока. Руководители — Генеральный директор Михаил и Заместитель Сергей. Если что-то привезти из другой страны — обращайтесь, помогут.


Меркурий Плюс ГЛС

Скрин сайта Меркурий Плюс ГЛС

Ситуация перед поиском

Фирма растет: клиентов и сотрудников становится больше, а задачи масштабируются. Работа усложняется из-за международной обстановки — если раньше хватало времени на всё, то теперь фокус на задачах клиента. Офисная рутина отходит на второй план.

Например, нужно организовать праздник для коллектива: заказать подарки и поздравить сотрудников. Секретарь в офисе отлично справляется с канцелярией, но «создать уют в офисе» — проблема:

— А какие канапе заказать? Эти или те?
— А цвет шариков какой?
— А можно я горшок закажу, надо цветы пересадить?

Руководители выделяют бюджет и «дают добро» на организацию. Но коллега вовлекает шефа в задачу, хотя вопрос не для первого лица. Возможно, это работа не секретаря, но факт остается фактом — кто-то должен заниматься подобными вопросами.

Кого ищем

Хочу быть уверенным, что презентация готова, и планёрка организована. Нужно быть «переводчиком» с директорского на коллективный. Чтобы все понимали, что и когда хочет директор.
Михаил
Генеральный директор
Хочу, чтобы в компании не было хаоса с документами. Чтобы сотрудники знали, где что найти и как этим пользоваться. Важно, чтобы не бегал по разным местам работы.
Сергей
Заместитель Генерального директора
  • Девушка 25-35 лет
    Работала на похожей должности: помощник, офис-менеджер, секретарь, ассистент. Сферу ВЭД знать не обязательно.
  • Экономит время и внимание шефов
    Напоминает коллегам, что и когда ждёт руководитель, ведёт планёрки и фиксирует важное. Пресекает бесконечные «на минуточку» в кабинет босса.
  • Системно мыслит и понятно объясняет
    Знает Excel на уровне сводных таблиц, рисует блок-схемы, грамотно и информативно пишет. Умеет объяснить коллегам, как работает документ.
  • Делает со вкусом
    Соберёт презентацию, оформит рекламный буклет, чтобы смело показывать партнёрам. Выберет подарки для клиентов и коллег.

В чём сложность

  1. Руководители разные по характеру: один ждёт инициативы, другой — чёткой структуры. Сложно найти для одного, а здесь — x2
  2. В Москве быстро разбирают сильных специалистов. Сегодня нашли, а завтра он подписал оффер конкурента.
  3. Международная логистика — специфичная сфера, в которой не каждый захочет разбираться
Дальше расскажем этапы. Мы написали их друг за другом, чтобы удобно читать.

В реальности процесс шёл параллельно, по мере появления соискателей. Человек откликнулся, мы прособеседовали, затем пригласили в офис или отказали. Не было так, что мы накопили 300 откликов, выбрали 20 человек и привели разом к шефам.

Этап 1. Жёсткая вакансия

На вакансию помощника всегда много желающих. Наша задача — сделать не много кандидатов, а целевых. Работодатель даёт хорошие условия, поэтому отсекаем лишних пассажиров с помощью текста.

Например, намеренно пугаем соискателя и добавляем сложностей. Как на рыбалке: прикармливаем нужную рыбу, а не всю.

Здесь не выложим целиком текст, потому что заплачено клиентом. Приведем две фразы:

(задача) Организовывать планёрки и совещания.
Заранее предпреждать коллег о собраниях, фиксировать всё, что покажется нужным, и записывать сроки. Могу спросить: "Помнишь, Андрей предлагал...". В вашем блокноте должент быть ответ.

(в требованиях) Мы — требовательные руководители, постоянно учимся и ждём подобного от сотрудников. Работа без готовых решений, легко не будет.
За 16 дней получили 291 отклик.

Конверсия ниже конкурентов — то, что нужно. На помощника всегда много желающих, поэтому вакансия — это фильтр.

Этап 2. Позвонили 179 раз

  1. Отсеяли неподходящих через CRM для найма.
  2. Затем обзвонили по видео и задали вопросы — в день по 10-12 звонков.
Используем видео не для всех должностей: например, для автослесаря не нужно. Когда личный помощник — желательно: человек вместе с шефом встречает партнеров и клиентов. Проверяем по видео, чтобы нет зеленого ирокеза или макияжа джокера.

После своего этапа отправляем к шефам в офис.

Заранее узнали свободные "окна" руководителей и назначили встречи

Всего обзвонили 179 соискателей.
13 прошли наш этап.

Всё пошло не по плану

Руководителям понравились три кандидатки: две Екатерины и Диана. Вероятность, что закроем вакансию ≈ 99%. На решение ушло 2 дня — выбрали одну из Кать.
Екатерина 1 (так назовем) — девушка из Москвы, работала в ВТБ — понравилась больше всех. Когда отправляли оффер, чувствовали победу...

Но Екатерина отказалась. Сказала, что вчера получила предложение другой фирмы.
Не тянули и предложили второй Кате.

Екатерина 2 — девушка из Ярославля, которая переезжала в Москву. Не вписывалась в исходный портрет — ей 40, но покорила опытом на собесе. За 2 часа до финальной встречи написала, что выбрала другую компанию из-за условий. Шефы расстроились, что «не успели показать себя» — могли бы договориться.
Не медлили и предложили Диане, третьей девушке. Пока ждали ответ Екатерин — Диана нашла работу. Прошло меньше 48 часов.
0 из 3. Цитата Сергея говорит за себя:
Договорились с шефами, что когда найдем сильного соискателя, то сразу возьмём и попробуем в деле. Если не подойдет, то заменим — в выбранной услуге есть гарантия.
Шефы прособеседовали 13 человек за весь цикл

Этап 3. Нашли в Самаре

27 января откликнулась девушка из Самары — Алина, 23 года. Работала помощником в гостиничном бизнесе и офис-менеджером в продуктах питания. Провели первичное собеседование: Алина грамотно ответила на вопросы, мы проверили знания и пригласили в офис.

Отправляем сводку по каждому соискателю.

Здесь важные моменты из резюме + факты, которых нет в резюме.

Шефы прошлись по своей части — кандидат понравилась. Поэтому не раздумывали и 29 января приняли. Алина переехала из Самары в Москву через 2 дня после собеседования.

Через несколько дней шефы поделились впечатлениями:
Прошло 1.5 недели, снова узнаём:
Через месяц спросили ещё раз. Чтобы легче читать, переписали ответ Михаила в отдельную цитату под скрином.
Очень хорошо сама думает и подсказывает. Глоток свежего воздуха. Задачи сейчас получает очень разные.
Михаил
Генеральный директор
Меркурий Плюс ГЛС

Цифры

291 отклик пришёл на вакансию
179 обзвонили на первом этапе
13 кандидатов прошли наш этап
9 получили отказ от шефов
3 выбрали конкурентов
1 сотрудник принят на работу
20 дней длился цикл найма

Об услуге

Руководители выбрали подбор «Под ключ». Это значит, что поиск не ограничивается во времени — клиент оплачивает 1 раз, а мы ищем, пока не найдем. Услугу выбирают для дефицитных профессий или подбора с особой тщательностью. Личный помощник — случай про «тщательность».
Лучший отзыв — клиент, который возвращается.
Если нужно также → вот ссылка
Обсудить ваш случай → здесь, это бесплатно